1. Tugas :

Sekretariat mempunyai tugas memberikan pelayanan administratif dan teknis yang meliputi perencanaan, keuangan, urusan tata usaha, perlengkapan rumah tangga dan urusan ASN kepada semua unsur di lingkungan Dinas.

 Fungsi :

1. 1. Melaksanakan koordinasi dan penyusunan program dan anggaran;
   2. Melaksanakan pengelola keuangan;
   3. Melaksanakan pengelolaan perlengkapan, urusan tata usaha, rumah tangga dan barang milik negara;
   4. Pengelolaan urusan ASN;
   5. Melaksanakan pembuatan dan penyusunan dokumen perencanaan, keuangan, urusan tata usaha, perlengkapan rumah tangga dan urusan ASN sebagai bahan untuk dikoordinasikan dengan bidang lain;
   6. Melaksanakan tugas lain yang belum tercantum dalam uraian tugas ini dalam bentuk tim kecil; dan
   7. Melaksanakan tugas yang diberikan oleh atasan.

Sub Bagian perencanaan.

 Tugas :

Subbagian Perencanaan, mempunyai tugas melakukan penyiapan koordinasi dan penyusunan program dan anggaran.

 Fungsi :

1. Melaksanakan kegiatan untuk menghimpun dan mempelajari peraturan dan perundang-undangan yang berkaitan dengan bidang tugas Subbagian Perencanaan;
2. Melaksanakan inventarisasi permasalahan-permasalahan yang berhubungan dengan kependudukan dan pencatatan sipil;
3. Melaksanakan analisa permasalahan-permasalahan yang berhubungan dengan kependudukan dan pencatatan sipil sebagai bahan koordinasi menyusun rencana kebijakan program dan kegiatan;
4. Melaksanakan penyiapan bahan untuk perumusan, tujuan, sasaran, kebijakan, program dan kegiatan;
5. Melaksanakan sinkronisasi dan sinergitas kebijakan dan program serta kegiatan yang ada pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil dengan unit kerja / Instansi Pemerintah maupun Non Pemerintah lain;
6. Melaksanakan penyusunan rencana kegiatan Subbagian Perencanaan;
7. Melaksanakan penyiapan bahan rumusan petunjuk teknis dan petunjuk pelaksanaan serta prosedur pelayanan dalam kegiatan pendataan penduduk;
8. Melaksanakan koordinasi penyusunan rencana program dan kegiatan masing-masing bidang;
9. Melaksanakan koordinasi dalam penyusunan LKjIP;
10. Melaksanakan koordinasi penyusunan laporan tahunan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil;
11. Melaksanakan koordinasi penyusunan rencana kerja dan rencana kerja perubahan pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil;
12. Melaksanakan koordinasi untuk membantu perumusan dan penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) pelayanan masing – masing bidang di lingkup Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil;
13. Melaksanakan koordinasi untuk membantu perumusan dan penyusunan Prosedur Pelayanan masing-masing seksi di lingkup Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil;
14. Melaksanakan koordinasi penyusunan LPPD Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil;
15. Melaksanakan pembagian tugas kepada bawahan;
16. Memeriksa dan menilai hasil kerja bawahan;
17. Melaksanakan penyusunan dan penyampaian laporan pelaksanaan tugasnya sebagai pertanggungjawaban kepada atasan;
18. Melaksanakan koordinasi monitoring dan evaluasi terhadap realisasi kegiatan dan keuangan;
19. Melaksanakan penyiapan bahan koordinasi dengan unit kerja/instansi terkait sesuai dengan bidang tugasnya;
20. Melaksanakan kegiatan survey tentang laporan Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM);
21. Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja lingkup Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil dalam menangani berkas pengaduan masyarakat di bidang tugasnya;
22. Melaksanakan penyiapan bahan koordinasi dengan unit kerja/instansi terkait sesuai dengan bidang tugasnya;
23. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan.

 Sub Bagian keuangan.

 Tugas :

mempunyai tugas melakukan penyiapan koordinasi dan pelaksanaan pengelolaan keuangan, penatausahaan, akuntasi, verifikasi dan pembukuan.

 Fungsi :

1. Melaksanakan kegiatan untuk menghimpun dan mempelajari peraturan dan perundang-undangan yang berkaitan dengan bidang tugas Subbagian Keuangan;
2. Melaksanakan penyusunan rencana kegiatan Subbagian Keuangan;
3. Melaksanakan pengeloalaan keuangan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil yang meliputi perencanaannya dan pelaksanaannya, penatausahaannya, pelaporannya, pertanggungjawaban dan pengawasannya sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku;
4. Melaksanakan pengelolaan dan penyusunan gaji, gaji berkala, uang lembur, Taspen, dan atau pengeloalaan keuangan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku;
5. Melaksanakan penghitungan, penagihan, penyetoran PPn/PPh yang berkaitan dengan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil;
6. Melaksanakan koordinasi penyampaian LP2P, dan LHKPN;
7. Melaksanakan koordinasi dalam membantu pelayanan pemeriksaan keuangan oleh Tim Pemeriksa dari Inspektorat, BPKP, BPK, dan lain-lain;
8. Melaksanakan pembagian tugas kepada bawahan;
9. Memeriksa dan menilai hasil kerja bawahan;
10. Melaksanakan koordinasi monitoring dan evaluasi terhadap bidang tugasnya;
11. Melaksanakan penyiapan bahan koordinasi dengan unit kerja lingkup Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil sesuai dengan bidang tugasnya;
12. Melaksanakan penyiapan bahan koordinasi dengan unit kerja/instansi terkait sesuai dengan bidang tugasnya;
13. Melaksanakan penyusunan dan penyampaian laporan pelaksanaan tugas sebagai pertanggungjawaban kepada atasan; dan
14. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan.

Sub Bagian umum dan kepegawaian.

 Tugas :

Subbagian Keuangan, mempunyai tugas melakukan urusan persuratan, urusan tata usaha, kearsipan, urusan administrasi ASN, urusan perlengkapan, rumah tangga, dan penataan barang milik negara.

 Fungsi :

1. Melaksanakan kegiatan untuk menghimpun dan mempelajari peraturan dan perundang-undangan yang berkaitan dengan bidang tugas Subbagian Umum dan Kepegawaian;
2. Melaksanakan penyusunan rencana kegiatan Subbagaian Umum dan Kepegawaian;
3. Melaksanakan penyiapan bahan rumusan petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis serta prosedur pelayanan;
4. Melaksanakan pengelolaan penatausahaan naskah dinas dan atau surat dinas seperti penerimaan dan pengagendaan, pengadaan dan pendistribusian, ekspedisi, pengadministrasian dan pengarsipan;
5. Melaksanakan pengelolaan urusan rumah tangga Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil, seperti keprotokolan, dokumentasi, kebersihan, ketertiban, kenyamanan dan penataan ruang;
6. Melaksanakan pengeloalaan urusan kepegawaian Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil dalam penata usahaan administrasi kepegawaian, seperti pengusulan, pengangkatan, sumpah pegawai, kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala, ujian dinas, mutasi, promosi, penghargaan, pemberhentian, pensiun, dan lain-lain urusan administrasi kepegawaian;
7. Melaksanakan koordinasi untuk menyusun Standar Kompetensi Teknis pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil;
8. Melaksanakan koordinasi untuk penyusunan Analisis Jabatan pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil;
9. Melaksanakan pengelolaan daftar hadir pegawai;
10. Melaksanakan pembagian tugas kepada bawahan;
11. Memeriksa dan menilai hasil kerja bawahan;
12. Melaksanakan penyusunan dan penyampaian laporan pelaksanaan tugas sebagai pertanggungjawaban kepada atasan;
13. Melaksanakan koordinasi monitoring dan evaluasi realisasi kegiatan di bidang tugasnya;
14. Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja lingkup Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil dalam menangani berkas pengaduan masyarakat di bidang tugasnya;
15. Melaksanakan penyiapan bahan koordinasi dengan unit kerja/instansi terkait sesuai dengan bidang tugasnya;
16. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.